Esta es la continuación de un debate compartido por Olivier Magnon-Pujo, Director de Finanzas y Administración de Grant Thornton, y Laurent Gottafrey, Director de Administración de Ventas de Ayming Francia, sobre las mejores prácticas para optimizar la tesorería y acortar los plazos de pago.
Lo que había en la primera parte:
- ¿Qué impacto ha tenido la crisis en el comportamiento de pago de las empresas?
- ¿Cuáles son los nuevos hábitos que hay que adoptar para recuperar mejor la tesorería?
- ¿Cómo preparar y asegurar un plan de recuperación?
Si te lo perdiste, aquí lo tienes: PARTE 1
En este artículo:
- ¿Qué desencadena la búsqueda de una solución eficaz?
- Criterios de elección de una solución
- Enfoque de la implantación: organización, duración, etc.
- Resultados y factores clave del éxito
Efectos desencadenantes en la búsqueda de una solución eficaz
Las organizaciones ya gestionan múltiples proyectos informáticos. ¿Por qué los cobros deben convertirse en una prioridad? Laurent Gottafrey cita 3 razones para implantar CashOnTime:
- La elección de una herramienta se inscribía en un proyecto estratégico de optimización de la tesorería. Era un componente facilitador que nos permitiría anticipar, prevenir, curar y completar los procesos de cobro.
- Entraba en juegoel ROI en el sentido más amplio del término, es decir, el equilibrio entre los costes financieros directos, los costes indirectos y los costes humanos, frente a las ganancias. Tenemos que hacernos las preguntas adecuadas: ¿nos permitirá la implantación de la herramienta beneficiarnos de una aceleración del flujo de caja y de ganancias de productividad? ¿Seguirá estando el cliente en el centro de nuestra estrategia? ¿Se verán afectadas las relaciones con los clientes?
- Ayming quería homogeneizar los calendarios de tratamiento en todos los países en los que opera, adaptándose al mismo tiempo a las especificidades locales. Para los mismos riesgos, se necesitaban las mismas calificaciones de las objeciones para desencadenar las acciones necesarias y adaptar la política de aprovisionamiento.
¿Cuáles son los criterios de selección?
Olivier Magnon-Pujo quería dar a las colecciones los medios para seguir sus acciones a través de una herramienta lo suficientemente sencilla como para que los equipos de las distintas oficinas pudieran hacerse cargo de ella localmente con facilidad. «Hoy en día hay demasiadas herramientas en la empresa. Cada departamento piensa que la suya es necesariamente la más eficaz. Sin embargo, existe una contradicción entre confiar una solución técnica al mayor número posible de personas e intentar sacarle el máximo partido. Teníamos una solución técnica satisfactoria, pero estaba infrautilizada. Nos reorganizamos centralizando el cobro y haciendo operativa la herramienta. Ahora CashOnTime se utiliza amplia y plenamente a diario, y nos da la máxima satisfacción».
Para Ayming, los datos de importación de 15 países no proceden necesariamente de las mismas fuentes. CashOnTime se implantó en el Reino Unido en pleno cierre, seguido de Canadá, Estados Unidos, Francia y Bélgica. Otras filiales le seguirán a su debido tiempo.
Asesoramiento sobre la aplicación (organización, duración, etc.)
Valérie Konarksi considera que los proyectos son sencillos y rápidos de implantar: de 1 a 3 meses desde la puesta en marcha hasta el «go live». CashOnTime pretende dar autonomía a los clientes, que pueden variar sus estrategias de reclamación, criterios de conciliación, plantillas… Idealmente, la organización puede empezar con un alcance limitado, para obtener rápidamente el ROI y conseguir que los equipos se incorporen. Sin embargo, hay que tener cuidado: «la herramienta está vacía en su lanzamiento y se alimentará del ERP. Necesita datos de calidad y disponibles».
Laurent Gottafrey añade que, en términos de implicación, es esencial conciliar el cobro y la relación con los clientes. El proyecto debe ser apoyado por la dirección y seguido de formación, ya que el efecto dominó también desempeña un papel en la gestión del cambio. Los informes de CashOnTime ofrecen una visión global de todos los países que utilizan la solución, lo que permite identificar localmente las no conformidades o las objeciones a los pedidos de compra, por ejemplo, y permite introducir mejoras o tomar medidas correctoras en determinados litigios.
Resultados y factores clave del éxito
Laurent Gottafrey estima que se han obtenido ganancias de DSO de unos veinte días (un resultado aún mejor que el obtenido por Visiativ). Otro punto significativo es que la cultura de caja está ahora bien arraigada entre los empleados de la organización. «Al salir de la crisis, el tiempo de recuperación será crítico. A pesar de ello, se han puesto en marcha buenas prácticas, como la desmaterialización de las facturas, que se ha convertido casi en algo normal.
Para Grant Thornton: 8 días ahorrados (2×4 días en trabajos en curso de producción y trabajos en curso de cobro) en 2020 en el flujo de caja global, desde el momento de la producción hasta el cobro. Se han fijado objetivos desglosados por oficina, departamento y asociado, y Olivier Magnon-Pujo cree que la organización podrá apuntar aún más alto en términos de ganancias de tesorería.
En resumen: la búsqueda de la tesorería requiere una estrategia rigurosa en torno a la organización de un departamento y los procesos previos, antes de poner en marcha las acciones posteriores mediante herramientas específicas.
En conclusión, podríamos decir que tanto Ayming como Grant Thornton han sabido utilizar todos los resortes de recuperación a su alcance para alcanzar los objetivos que cada uno se había fijado.
CashOnTime, ¡una solución completa!
CashOnTime integra una biblioteca de informes personalizables, desde el clásico balance de sumas y saldos hasta el más fino KPI. La solución puede, por ejemplo, informar sobre el peso de un vendedor en relación con las ventas y los tiempos de pago. La solución está conectada a todos los sistemas ERP del mercado. Si en un grupo coexisten varios sistemas ERP, CashOnTime es capaz de comunicarse con cada uno de ellos.
CashOnTime constituye un repositorio único desde el que la organización tendrá una visión global de los importes pendientes de cobro de todos sus clientes. No es necesaria ninguna configuración especial para preparar el puesto de trabajo del usuario, y basta con tener acceso a Internet para trabajar en casa, o desde la oficina…
La aplicación es accesible en cualquier momento y a tantas personas como sea posible, gracias al SaaS, lo que significa que no se requiere ninguna infraestructura. ¡El fin de las notas Post-it!
