Los créditos comerciales suelen ser el activo más valioso del balance de una empresa. También es potencialmente el más arriesgado, sobre todo si se gestiona mal. Por tanto, es natural que constituya una preocupación central para el Director Financiero (CFO), garante de los resultados económicos de su empresa. Comentarios de Céline Collard – Directora Administrativa y Financiera, SUPPLAY, en un taller dirigido por Matthieu Eberhard, ingeniero de ventas de DIMO Software, con Alain Falomir – Senior Manager NOF (Necesidades Operativas de Fondos) en EY.
¿Qué es la gestión del crédito?
Según Alain Falomir: «Es un proceso empresarial en sí mismo, que abarca la gestión del riesgo de los clientes -lo que hay que hacer para reducir el riesgo de exposición de los créditos de los clientes de la empresa-, pero también la reclamación y el cobro tras la facturación. La gestión de litigios, que es crucial, está relacionada con esta actividad anterior. Por último, la correspondencia -la conciliación de los cobros con las facturas- puede ser problemática en términos de imagen si el pago ya se ha efectuado.
En el contexto de la gestión del crédito, el Director Financiero tiene 2 funciones principales: garantizar la continuidad financiera de la empresa controlando las cuentas por cobrar y los plazos. Pero también fomentar una «cultura de caja » dentro de la organización. La gestión del crédito forma parte del WCR, al igual que las existencias y los acreedores comerciales. Sin embargo, la cultura de caja no está tan desarrollada en Francia como en otros países. Por eso hay que sensibilizar a los comerciales y compradores, más centrados en nociones más comerciales e históricas de plazos, ventas y márgenes.
Para Céline Collard «La gestión del crédito depende mucho de los objetivos de la empresa. La cultura de caja está muy presente en las organizaciones de rápido crecimiento, que necesitan financiación para adquisiciones en particular. Las necesidades de capital circulante y la cultura de tesorería permiten evitar la financiación externa y recurrir a los bancos. Esta cultura de caja también se da en empresas con un alto nivel de endeudamiento, que no pueden permitirse ninguna variación negativa significativa.»
Covid ha acelerado la necesidad de realizar un seguimiento del efectivo y el flujo de caja
Muchas empresas han tenido que cubrir sus costes fijos tras una drástica caída del negocio de la noche a la mañana. Han tenido que revisar sus planes de financiación para cubrir sus costes fijos. El miedo al impago de los clientes también ha acelerado esta cultura de caja. La cultura de caja y la cultura de ventas son complementarias, no se excluyen mutuamente
Así pues, las empresas han tratado de prever y evaluar el flujo de tesorería, lo que no es sencillo. Posteriormente, se han movilizado de forma más o menos organizada para conseguir esta tesorería, aunque muchas se hayan beneficiado de préstamos garantizados por el Estado (PGE). Mantener un «espíritu de comando» a largo plazo requiere la aplicación de procesos y herramientas, y un cambio de hábitos.
La animación es clave en la gestión del crédito… pero se necesita la herramienta adecuada
La formación de los empleados en materia de reclamaciones y cobros es esencial. Se necesita don de gentes, pero también capacidad de análisis. La estructuración pasa por las personas, la organización y la profesionalización de los empleados, pero también por la fijación de objetivos y el conocimiento profundo de los clientes. Las herramientas son clave en este enfoque, pero no lo hacen todo. Las personas deben ser el primer eslabón de la cadena, al igual que la gestión del cambio y de los procesos. La herramienta elegida depende de la estructura de la empresa y de su cartera de clientes, ya que cada tipo de recordatorio se utiliza de forma diferente. En caso de un gran volumen de contratos, la empresa necesitará una herramienta de alto rendimiento.
Céline Collard lo explica: «En Supplay, el departamento de crédito está formado por un gestor de crédito que gestiona principalmente los impagados de los clientes. También hay un contable que se ocupa de las letras y los cobros, así como un gestor de cobros que se encarga de los recordatorios y los litigios. Ya se había trabajado en las letras y luego en el cobro. El problema inicial era que la responsabilidad de pagar las facturas se repartía entre las sucursales y el departamento de crédito de la oficina central. Habíamos observado problemas de comunicación y transferencia de información entre ambas partes. Al final, el volumen de facturas fue el reto más problemático, ya que la empresa se estaba expandiendo rápidamente. Tuvimos que encontrar herramientas para estructurar y automatizar los procesos de facturación y reclamación.
Supplay ha priorizado la rotulación con la recogida
No hay buena reclamación sin buena correspondencia. Si se descuidaba la cuestión del volumen, se corría el riesgo de afectar a los plazos de entrega de las cartas y, por tanto, a la calidad de los cobros. Supplay tenía que gestionar la sobrecarga de trabajo del equipo: la automatización del proceso de reclamación liberaría tiempo para las reclamaciones. La empresa eligió CashOnTime Collection para los cobros. Lafacilidad de uso fue un factor importante en esta elección.
«Queríamos utilizar lo menos posible a nuestros equipos informáticos, que ya estaban movilizados en otros proyectos de digitalización a gran escala. Desplegamos CashOnTime Collection en menos de dos meses, a tiempo y dentro del presupuesto, lo que no es habitual en este tipo de proyectos», señala Céline Collard. «Las soluciones Saas y web completas también aportan transparencia», afirma Matthieu Eberhard.
Varios pasos aplicados con la herramienta de recogida
El primer objetivo era poder registrar y clasificar los litigios, seguirles la pista y resolverlos lo antes posible. Los beneficios son rápidos, con un impacto directo en los plazos de pago. Es totalmente independiente del periodo de cobro: cuantos menos litigios haya, más corto será el periodo de pago. «También queremos una herramienta flexible de informes e indicadores. Nuestras necesidades de análisis fluctúan mucho en función del periodo, la cartera de clientes y la región. La herramienta nos permite elaborar informes personalizados de forma autónoma y sencilla. En cuanto a los KPI, cada mañana miro el importe de los pagos, el índice de facturas vencidas, mi saldo de antigüedad y el número de facturas en litigio. También cargo mis límites de crédito, para poder comprobar qué cuentas están rebasadas. Tengo informes a la carta, hechos a medida, que incluyen hábitos de pago de los clientes codificados por colores; en resumen, información que es bastante fácil de procesar en el día a día», dice Céline Collard.
«Esta información es muy útil para transmitirla a los comerciales, para que conozcan el estado financiero de la cuenta del cliente», afirma Matthieu Eberhard. «El proyecto de implantación de CashOnTime se realizó en parte a distancia. El nuevo gestor de cobros pudo familiarizarse con la herramienta rápida y fácilmente», concluye Céline Collard.
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