Un mismo cliente puede trabajar con diferentes departamentos dentro de la empresa, y tener un comportamiento o métodos de pago diferentes con cada uno de ellos. La incoherencia y la falta de armonía en sus procesos internos pueden generar confusión. Además, la imagen de su empresa puede verse empañada a los ojos de los clientes por sus prácticas no colaborativas. Entonces, ¿cómo armonizar la puesta en común de conocimientos y procesos en el seno de una empresa?
Comparta el conocimiento del cliente para impulsar sus procesos
Garantizar la experiencia del cliente e identificar nuevas oportunidades de negocio sólo puede lograrse compartiendo. Al pedir a sus departamentos internos que colaboren en torno al conocimiento compartido de los clientes, obtendrá acceso a información clave. Los departamentos de gestión de créditos y finanzas están en el centro de esta centralización de datos, armonizando las relaciones financieras y extendiendo la cultura del efectivo por todas sus operaciones.
Para mejorar la capacidad de reacción y la rapidez, hay que detectar los riesgos de los clientes. Y cuantos más sensores haya, más fácil será identificar los riesgos. Así que hay que abrir y democratizar la información financiera. Otro paso es desarrollar una colaboración generadora de efectivo entre las funciones clave de la empresa. Entre ellas están las ventas, las compras y la producción de la cadena de suministro. Estas funciones todavía se articulan de maneras diferentes y, para federarlas en una palanca esencial sobre la tesorería, es necesario compartir los conocimientos.
Democratizar la colaboración interna para desbloquear oportunidades
«Establecimos un sistema de tareas colaborativas para enviar solicitudes de modificaciones diversas (cambio de nombre, dirección, adición de orden de compra, etc.) en nuestro ERP a los equipos implicados», explica Thomas JAN, Coordinador de Calidad de Datos y Programas de ARKADIN. Y concluye: «Esto nos ha permitido gestionar este tipo de solicitudes de forma mucho más eficaz, ya que ahora se pueden cuantificar, mientras que antes se hacía por correo electrónico».
Al transformar digitalmente los intercambios entre departamentos, se gana visibilidad sobre la información de los clientes. Por ejemplo, un flujo de trabajo de litigios puede reunir a los departamentos jurídico y de logística para ayudar a recopilar estos datos espinosos. En otro ejemplo, se puede crear un flujo de trabajo con el único propósito de validar o rechazar una solicitud de cuentas pendientes de cobro de diferentes departamentos. La digitalización crea así una mejor visibilidad de los importes pendientes, las facturas impagadas, los litigios y las oportunidades de negocio. Permite establecer condiciones generales de venta, condiciones generales de pago o incluso niveles autorizados de impagados acordados entre departamentos. La digitalización de los intercambios entre departamentos contribuye a estrechar las relaciones con los clientes, al tiempo que fomenta la colaboración interna.
Mantener las relaciones con los clientes para obtener una ventaja distintiva
Todo aumento de la proximidad con el cliente se traduce en plazos de pago más cortos. Con la ayuda de la digitalización, lejos de deshumanizarse, se revitalizan las interacciones con los clientes. Los clientes tienen fácil acceso a sus datos de facturación a través de portales. Pueden pagar en línea, consultar sus facturas o comprobar sus vencimientos. La aparición de la inteligencia artificial significa que todos los actores pueden centrarse en su actividad principal. Y la interoperabilidad de los sistemas entre el emisor y el pagador también está contribuyendo a este importante cambio en las empresas. Más cerca de sus clientes y más centrada en tareas de valor añadido, la transformación digital solo puede beneficiarle.
La solución CashOnTime: el portal del cliente, un activo diferenciador
«Gracias al portal de clientes de CashOnTime, podemos ofrecer a nuestros clientes una plataforma de autoservicio que les permite acceder en tiempo real a todas sus facturas y extractos. También les ofrecemos la posibilidad de comunicarse fácilmente con nuestro equipo de cobros y pagar sus facturas en línea», explica Marina BRICENO, Information Technology-ERP Systems de GARDA. Es una herramienta de gestión facilitadora que le ahorrará tiempo y eficacia». Una conclusión que comparte Marina BRICENO: «Nuestros clientes aprecian la facilidad de uso del portal y el aumento de productividad que aporta .
