¿Papel o digital? Su departamento financiero parece fuera de sí, y los acontecimientos de 2020 han acentuado sus dificultades ante una transformación digital demasiado lenta en su empresa.
Todas las funciones «financieras» de su empresa han estado en primera línea de la COVID-19 crisis sanitaria y económica. Sin embargo, la tecnología digital interviene cada vez con mayor precisión en estas áreas estratégicas. Desde el cobro de deudas hasta la simplicidad y rapidez de ejecución, pasando por la financiación a corto plazo y un flujo claro de información, las ventajas de la tecnología digital parecen numerosas. Entonces, ¿cuáles son los beneficios concretos de lo digital para las funciones financieras de las empresas?
Los mismos retos, pero más agilidad
Los departamentos financieros se enfrentan a retos clave en términos de gestión de tesorería y gestión de cuentas por pagar y por cobrar. La crisis del coronavirus ha sacudido su empresa hasta la médula. Como resultado, las funciones financieras de su empresa se enfrentan a multitud de retos. Aunque la gestión del rendimiento sigue siendo el núcleo de su trabajo, ahora tienen que estar aún más atentas a los diversos riesgos, al tiempo que refuerzan los aumentos de productividad, el control de costes y la optimización del flujo de caja y la gestión del riesgo de clientes y proveedores, así como la aceleración de las entradas de efectivo. Según Coface, esta exacerbación de los riesgos, vinculada a la era postcovida, ha revelado que los fracasos empresariales en Francia podrían aumentar un 21% entre 2020 y 2021.
Esto exige que su departamento financiero se anticipe y se adapte para garantizar mejor la sostenibilidad financiera de su empresa .
Gestión del rendimiento
En el centro del trabajo del director financiero o CFO, la gestión y la mejora del rendimiento siguen siendo un reto constante. ¿Cuál es el objetivo de esta gestión? Garantizar el buen funcionamiento de la empresa y apoyar su desarrollo. Sin embargo, a raíz de la crisis, las empresas han desplegado una visibilidad a muy corto plazo sobre su actividad y su tesorería, con previsiones presupuestarias que ya no son mensuales o trimestrales, sino semanales. Esta tendencia se ve confirmada por la encuesta de PwC sobre las prioridades de los directores financieros para 2020, el 75% de los cuales considera que su principal prioridad es proporcionar informes rápidos y precisos, así como análisis claros y pertinentes para anticipar las reacciones y facilitar la toma de decisiones. Otros datos que revelan la adaptación de los departamentos financieros, el 53% de ellos también quiere acortar sus tiempos de reporting, y el 62% quiere optimizar los procesos de previsión de su departamentopara 2020 (frente al 70% y 58% respectivamente en 2019). En efecto, la priorización de la gestión del rendimiento ha sufrido un impacto.
Como consecuencia lógica, los indicadores de rendimiento se han vuelto indispensables. Como representaciones concretas, estos datos pertinentes y de alta calidad deben contribuir a reforzar unos análisis de rentabilidad precisos, rápidos y flexibles para facilitar la toma de decisiones. Sin embargo, en periodos de transformación profunda y acelerada, el equilibrio de costes y la fiabilidad de los datos sólo pueden lograrse mediante sistemas de información ágiles y/o sistemas abiertos que puedan dar cabida a datos extrafinancieros o incluso externos.
Acelerar el flujo de caja
La gestión del rendimiento implica la gestión de la tesorería. El control de las entradas de tesorería requiere un seguimiento meticuloso para limitar los riesgos. El objetivo de este enfoque es acelerar las entradas de efectivo, con el fin de preservar y/o mejorar el flujo de caja y financiar las necesidades de capital circulante. «Acelerar la tesorería es aún más importante en tiempos de crisis, ya que también ayuda a prevenir el riesgo de impagos o retrasos en los pagos», explica Valérie Konarski, Directora de Procesos Financieros de DIMO Software, editor e integrador de soluciones de gestión. «Para lograrlo, es esencial difundir una cultura de caja en toda la empresa. Permite implicar a todas las funciones que intervienen en la cadena del pedido al cobro: de los comerciales a los contables, de la administración de ventas a los cobradores. Por eso es importante que los equipos trabajen juntos y se mantengan cerca del cliente.
Difundir la cultura de caja es, por tanto, un reto importante. Y para reforzar la fiabilidad de las previsiones, garantizar una gestión cada vez más afinada y eficaz y adaptar la gestión de tesorería al contexto económico actual y futuro, las herramientas que incorporan nuevas tecnologías como la Inteligencia Artificial se revelan como palancas importantes.
Gestión de riesgos
Cada vez más expuestas a riesgos, en particular los relacionados con la solvencia de sus socios comerciales, las empresas tratan de dedicar más tiempo a comprender y controlar su exposición al riesgo. Esta tendencia responde a las estimaciones de las principales aseguradoras de crédito del mercado, según las cuales las insolvencias de empresas podrían aumentar considerablemente, superando la barrera del 20% a finales de 2020.
Al mismo tiempo, la naturaleza de los riesgos es cada vez más compleja. Además de los riesgos relacionados con la solvencia de clientes y proveedores, las empresas se enfrentan a riesgos cibernéticos, de fraude, de cumplimiento normativo, geopolíticos, medioambientales y sociales. Covid-19 ha exacerbado la necesidad de herramientas de gestión para anticipar y gestionar nuevos tipos de riesgo.
Mientras que las grandes empresas han tomado cartas en el asunto y han invertido considerablemente en la creación de equipos especializados y estructurados de gestión de riesgos, las pequeñas y medianas empresas parecen estar más preocupadas por la cuestión de la gestión de riesgos. En cambio, las PYME parecen estar peor equipadas.
Paradójicamente, aunque las empresas se enfrentan cada vez más a los riesgos, todavía no están preparadas para afrontarlos.
Optimización del proceso
Optimizar los procesos y reducir los costes es uno de los principales objetivos de los directores financieros, una tendencia que se ha visto reforzada por la actual coyuntura económica. El estudio de PwC apoya esta tendencia, identificando la digitalización de los procesos como una prioridad para los directores financieros. La transformación digital de la función financiera se considera un reto importante para el 85% de las empresas. Representa innegablemente un medio para que la función haga frente a sus diversos retos y afronte los desafíos del mañana.
La función financiera apuesta por la transformación digital de sus procesos
Transaccional o de toma de decisiones, estos dos mundos se están uniendo dentro de la función financiera, gracias a las nuevas plataformas integradas de ERP en la nube. En el lado transaccional, que combina procesos administrativos y contables, estas plataformas ofrecen automatización e integración de flujos de trabajo para mejorar la productividad. A esto se añade una mayor eficiencia y una propuesta de valor reforzada por el uso de soluciones innovadoras como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y el aprendizaje profundo. En cuanto a la inteligencia empresarial, las previsiones, en particular las relativas a los riesgos, se basan ahora en la ciencia de datos para mejorar la fiabilidad de los datos y los análisis, y perfeccionar su previsibilidad.
Automatización completa de toda la cadena del pedido al cobro
Para obtener mejoras tangibles de productividad, los departamentos financieros se están centrando en automatizar los procesos Procure-to-Pay (todo el proceso de compra, desde el pedido hasta el pago al proveedor) y Order-to-Cash (todo el procesamiento de pedidos de clientes, desde el pedido hasta el pago al cliente). Aunque el 64% de los directores financieros se consideran satisfechos con sus procesos transaccionales a corto plazo, existe un deseo real de hacerlos más eficientes a medio plazo (PwC, CFO Priorities 2020). El 32% de los CFO en 2020 (frente al 19% en 2019) afirma querer implementar robots para llevar a cabo una serie de tareas simples y repetitivas realizadas de forma habitual. Además de una mayor productividad, la desmaterialización es garantía de una gestión más refinada del flujo de caja y de las necesidades de capital circulante.
La desmaterialización de las facturas de los proveedores es cada vez más importante
Para mejorar el tratamiento de las facturas y aumentar la productividad, la desmaterialización de las facturas de los proveedores estructura y automatiza los procesos de validación. Como resultado, sus equipos contables están mejor equipados para evitar retrasos en los pagos y facturas bloqueadas sin validar, al tiempo que mantienen una buena relación y reputación con sus proveedores. Por ejemplo, las ventajas de desmaterializar las facturas de los proveedores incluyen la integración automática en el sistema contable. Esta integración automática es posible gracias a la inteligencia artificial, que también mejora el reconocimiento de los datos de las facturas y facilita la asignación automática.
El acceso a la nube democratiza las nuevas tecnologías para las PYME
Ante los cambios provocados por la transformación digital, la evolución de los métodos de trabajo, la legislación o el mercado, así como los imprevistos, es vital garantizar la viabilidad de la empresa a largo plazo. Para favorecer la capacidad de reacción y la adaptación continua, recomendamos encarecidamente las soluciones ágiles alojadas en la Nube y disponibles en modo Saas. Flexibles y fáciles de usar, las soluciones Saas no sólo ofrecen capacidades de almacenamiento ampliadas con acceso remoto a los datos, sino que también centralizan la información, lo que las hace accesibles a las pymes, algo muy útil en la era del Big Data. Estas soluciones Saas en la nube satisfacen la necesidad de las empresas de innovar y adaptarse, al tiempo que responden a los problemas actuales, cada vez más extendidos, de movilidad y trabajo a distancia.
La inteligencia artificial gana terreno en el cobro de deudas
Cada vez más presente en las empresas, la inteligencia artificial captura y consolida datos internos y externos con el fin de calcular sus riesgos, crear escenarios recordatorios y, sobre todo, mejorar sus herramientas de cobro de deudas. Estas IA pueden incorporar Machine Learning, un reproductor de comportamientos que automatiza las tareas que consumen mucho tiempo y se autoaprende en función del comportamiento del cliente. Esto permite ajustar los umbrales de riesgo, los niveles de créditos pendientes o los escenarios de cobro de deudas.
Para el software de gestión de créditos, esto significa ofrecer un módulo de «recordatorio interactivo», que permita a los clientes, por ejemplo, actualizar el estado de su cuenta haciendo clic en un enlace en sus correos electrónicos de recordatorio. Al mismo tiempo, la IA afina sus previsiones y análisis de las cuentas por cobrar. También hay soluciones de cobro de deudas y gestión de cobros con funciones de pago integradas (por transferencia bancaria, tarjeta de crédito o débito directo). Hemos desarrollado una API [interfaz de programación que permite la comunicación entre dos sistemas] conectada a proveedores de pago en línea, lo que permite a los clientes pagar sus facturas al instante a través de nuestro portal CashOnTime, explica Valérie Konarski, Directora de Procesos Financieros de DIMO Software, editor e integrador de soluciones de gestión. Es un módulo que ayuda a reducir los plazos de pago».
El aprendizaje automático acelera los procesos de rotulación
Rotulación contable, aunque al final de la cadena, también contribuye a una mayor eficacia del sistema de reclamaciones. «La automatización de este proceso significa que los equipos de contabilidad no tienen que hacer un seguimiento de los clientes que ya han pagado su factura, y pueden ganar en eficiencia haciendo un seguimiento solo de los que no han pagado», explica Valérie Konarski. Si un módulo de letras integra IA, y Machine Learning en particular, podrá entonces aprender todos los hábitos de pago de los clientes.
«Cada acción manual se registra, lo que constituye el primer paso hacia la inteligencia artificial, porque evitamos hacer dos veces la misma acción», explica Bertrand Marat, responsable informático de los departamentos de Contabilidad, Finanzas y RRHH de Dupont Restauration, que optó por la solución CashOnTime de DIMO Software. «En menos de un mes, nuestra tasa de letras subió al 90%».
Acceso a la financiación sin papeles
Las nuevas tecnologías facilitan y agilizan la obtención de financiación para las empresas. Los bancos y sus filiales de factoring ofrecen soluciones de financiación a corto plazo en menos de 24 horas, gracias al uso creciente de herramientas digitales. Estas soluciones ponen fondos a disposición de los clientes habituales, por ejemplo. De este modo, los proveedores pueden financiar el aumento de sus necesidades de capital circulante cuando salen de una crisis o reanudan su actividad.
La IA, las ciencias de datos y la analítica refuerzan la gestión de riesgos
Las nuevas tecnologías están aportando nuevas mejoras en la gestión de riesgos, sobre todo en lo que respecta a los riesgos de clientes y proveedores, los riesgos de cumplimiento y los riesgos de fraude. De hecho, una cuarta parte de los fracasos empresariales están relacionados con la morosidad. Se trata de analizar la multitud de datos existentes. Para los gestores de crédito, esta traducción de cantidades masivas de información en datos estratégicos apoya el proceso de toma de decisiones. También cabe destacar el desarrollo de API y Business Analytics, que permiten poner en común diferentes sistemas de información, tanto internos como externos a la empresa, para una mejor gestión de los pagos atrasados.
Indicadores de rendimiento fáciles de leer con Business Analytics
Business Analytics reúne una multitud de indicadores de rendimiento procedentes de diferentes herramientas (CRM, análisis web, etc.). Para los departamentos financieros, esto significa análisis de rentabilidad precisos, rápidos y flexibles. Se trata de un reto importante, ya que los datos pertinentes y de calidad facilitan la toma de decisiones y permiten anticiparse mejor. Los puntos fuertes de Business Analytics residen en la visualización de los datos y su organización en cuadros de mando, que no sólo traducen los datos, sino que también los transforman en información visual y fácil de digerir. Interactivos y atractivos, los datos para los equipos financieros mejoran su visibilidad y legibilidad en el conjunto de sus actividades.
La digitalización de los procesos de la función financiera, en constante evolución con las nuevas tecnologías, se está convirtiendo en una realidad en las empresas.
