Sus clientes tienen un amplio abanico de procesos financieros y contables específicos, en función de su actividad, sus métodos operativos, su país o su tamaño. Ante esta multiplicidad de información, la organización y la adaptabilidad son esenciales. Y debido a sus disparidades, los medios de contactar y recordar a sus clientes difieren. El resultado es un flujo de trabajo desequilibrado e ineficaz. El flujo de trabajo consiste en un circuito de procesos y tareas, que distribuye plazos, controles y métodos de validación entre los distintos actores de un proceso, y proporciona a cada actor la información necesaria para llevar a cabo su tarea. Sin flujo de trabajo, los procesos de su empresa son desorganizados y dispares.
Entonces, ¿cómo construir un flujo de trabajo equilibrado para adaptar sus recordatorios a cada cliente?
Elegir los medios adecuados, en el momento adecuado y con el mensaje adecuado
Seleccionar el medio (correo electrónico, SMS, correo postal, etc.) que mejor se dirige a sus clientes es la clave para garantizar que su mensaje llegue a su destino. Por ejemplo, una empresa artesanal que envíe un recordatorio por SMS utilizará un medio diferente al de una empresa industrial que envíe un recordatorio por correo electrónico a su director financiero. Luego está la cuestión del calendario. Muchos clientes esperan a los recordatorios antes de pagar sus facturas. Y el momento adecuado difiere entre una empresa que suele pagar antes de la fecha de vencimiento y otra que paga con retraso. Luego está el mensaje adecuado. Enviar un recordatorio en el idioma de su interlocutor ayudará a convertir su mensaje en dinero. Por no hablar de que la forma de dirigirse a los clientes que son estratégicos para su negocio le reportará facturas saldadas y una buena relación duradera.
Flujo de trabajo, rotulación y automatización
Adaptar sus recordatorios requiere organización, a fin de identificar a los clientes estratégicos o más importantes, y luego clasificarlos. Por ejemplo, enviar un extracto de cuenta a un cliente estratégico o una cuenta importante sería más apropiado que un recordatorio. El siguiente paso es automatizar los procesos de reclamación con los flujos de trabajo adecuados, respaldados por una solución de gestión de cuentas por cobrar. Entre otras cosas, estos flujos de trabajo estructuran las solicitudes de reclamación. Combinado con una herramienta de cartas, su proceso de reclamación de facturas se vuelve inteligente, con la detección de facturas pagadas y no pagadas para evitar recordatorios innecesarios. De este modo, puede priorizar las acciones de reclamación antes de la fecha de vencimiento, para que el cliente corporativo pueda estar seguro de que nada se interpone en el camino del pago.
Transformación digital, imagen de su empresa y recursos
Las empresas que hacen reclamaciones suelen cobrar antes que las que no las hacen. Al añadir la transformación digital a sus procesos financieros, los convierte en activos de prevención, organización y optimización. Esto significa que ya no tiene que depender de costosos proveedores de servicios externos, como agencias de cobro y abogados, para resolver los litigios. Al digitalizar su proceso de reclamación, se adapta a sus clientes, demuestra buenas prácticas empresariales y mejora su credibilidad mediante una organización ágil y adecuada. Además de mejorar su imagen profesional, sus recursos internos pueden liberarse de procesos administrativos que consumen mucho tiempo y concentrarse en tareas de mayor valor añadido.
Como una partitura musical de precisión milimétrica, un flujo de trabajo eficiente armoniza sus carteras, sus recursos internos y sus relaciones con los clientes.
El CashOnTime adecuado, para ahorrar tiempo y estar tranquilo
Un buen copiloto para sus flujos de trabajo es CashOnTime. Fácil de usar, automatiza los procesos de reclamación. «El software CashOnTime facilita la automatización de los procesos de reclamación, con un seguimiento preciso de los litigios de los clientes internos y externos. Esto nos permite anticiparnos a los riesgos», explica Nathalie GELSOMINO, Directora Administrativa y Financiera del Grupo SERFIM.
Utilizar este tipo de software no sólo le ahorra tiempo, sino que también le da tranquilidad. Puede estar seguro de que podrá invertir o pagar a sus proveedores a tiempo. Al utilizar un software de gestión financiera, su empresa puede ofrecer a sus socios financieros una visión mejorada de las cuentas por cobrar, lo que facilita el acceso al crédito bancario y, por tanto, su capacidad para invertir, innovar y crecer. Una conclusión confirmada por Nathalie GELSOMINO: «Una buena gestión de la tesorería es esencial en el mundo empresarial actual».
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