Cuanto más se prolongue un litigio, más difícil será resolverlo. Y la imagen de su empresa se resentirá. Por tanto, es imperativo detectar el motivo de un litigio, y su relevancia, lo antes posible en la cadena Order-to-Cash. ¿Cómo mejorar la resolución de litigios lo antes posible?
La digitalización como ayuda a la detección
En la mayoría de los casos, los litigios están relacionados con la organización interna de su proveedor. Puede tratarse de un problema de entrega, conocido como litigio comercial, o de un error en la orden de compra o en la identificación del destinatario de la factura, conocido como litigio administrativo. Dependiendo de la causa de la disputa, la persona encargada de gestionarla en su proveedor puede variar. Por lo tanto, no sólo necesita un detector de litigios rápido, sino también una herramienta inteligente capaz de dirigirse a la persona adecuada.
Organizar las facturas facilita mucho la detección de litigios. Establecer un algoritmo, o flujo de trabajo, para resolver los litigios ayuda a identificarlos antes de que venzan los plazos de facturación. Entre otras cosas, en un flujo de trabajo de resolución de disputas, un cambio de estado genera un cambio de contribuyente, de modo que las disputas pueden tratarse lo más rápidamente posible. Esto evita la necesidad de procedimientos legales. Un sistema de este tipo intervendrá para registrar el motivo del litigio, la fecha prevista para su resolución y las personas implicadas. Esta herramienta operativa 3 en 1 está diseñada para ofrecer rapidez, detección y pertinencia.
Además, su herramienta de gestión también puede mostrar el estado del litigio: nuevo, validado, reservado o rechazado, etc. Cada cambio de estado desencadena nuevas alertas y notificaciones a las personas afectadas. A continuación, se envían correos electrónicos u otros medios de contacto pertinentes a las personas adecuadas. De este modo, la digitalización tiene en cuenta su disputa, una nota de débito o la creación de una nota de crédito en la contabilidad, etc. En otras palabras, en lugar de optar por una varilla de zahorí para detectar el origen de sus problemas, la digitalización le aporta herramientas modernas y reactivas.
La mano humana, motor de todas las decisiones
La digitalización de un litigio exige la intervención humana en todos los procesos de toma de decisiones. El ser humano sigue siendo el piloto de la digitalización de estos procesos para validar una elección. En una empresa, una herramienta de gestión financiera le proporciona un copiloto encargado de la detección, de modo que todo lo que tiene que hacer es procesar las decisiones clave.
Pero estos procesos necesitan complementarse con otros datos. Por ejemplo, un estudio estadístico de los litigios puede ayudarle a definir sus prioridades para eliminar sus fuentes. En última instancia, la digitalización copilotada acelera el flujo de caja, al tiempo que mejora las relaciones con los clientes y su satisfacción, así como sus vínculos con los proveedores.
La solución CashOnTime, optimizar sus relaciones con los clientes
CashOnTime tiene la capacidad de gestionar los litigios como copiloto. «Nuestra actividad de mayorista genera flujos específicos vinculados a la financiación de las operaciones de nuestros proveedores con nuestros clientes, por lo que nuestros clientes realizan numerosas deducciones de sus pagos», explica Dorothée POULETTE, Responsable de Relaciones con los Clientes de INNOV8. La utilización del módulo de litigios nos permite centralizar todas estas deducciones, así como todos los litigios relacionados con discrepancias de precios o cantidades».
Y las ventajas de este sistema inteligente no acaban ahí. «Esta centralización permite a cada validador llevar a cabo acciones de análisis lo más rápidamente posible para validar o impugnar cada expediente de litigio, así como compartir la información que ha conducido a esta decisión», añade Dorothée POULETTE.
Además, el sistema de información centralizado de CashOnTime favorece la relación con los clientes. Una conclusión compartida por Dorothée POULETTE: «Esta centralización permite limitar los intercambios de correos electrónicos y de documentos, optimizando así nuestros tiempos de tratamiento, así como el intercambio de información. Nuestros usuarios han notado una mejora en los tiempos de respuesta, pues ya no se ven desbordados por los intercambios de correo electrónico y las múltiples acciones de recordatorio, que antes eran necesarias.»
