Este grupo francés líder con presencia internacional está posicionado en el sector del envasado de todo tipo de productos. En 2020, el departamento de contabilidad de la sede decidió optimizar su proceso de rotulación. El jefe de proyecto de contabilidad y el jefe de cliente de contabilidad comparten su experiencia de integración de la solución CashOnTime Allocation.
El deseo de optimizar el proceso de automatización de la rotulación
Al principio, el departamento utilizaba SAP ECC6, con conciliación automática. Sin embargo, la conciliación automática ya no era suficiente para hacer frente al rápido crecimiento de la actividad de la empresa. Había que encontrar una herramienta mejor adaptada a nuestras necesidades y más competente, sobre todo porque la actividad de contabilización de los pagos de los clientes acaparaba varios recursos, durante muchas horas seguidas. El objetivo era reducir el número de recursos y asignarlos a tareas de mayor valor añadido. El departamento informático participó en el proceso de reflexión, pero el proyecto fue gestionado de principio a fin por el jefe de proyecto de contabilidad.
Ya se había identificado y recomendado DIMO Software, pero aun así se consultó a varias empresas. La elección se hizo con bastante rapidez, ya que DIMO Software tenía un buen conocimiento de SAP y de su interacción con SAP Hana. El proyecto se puso en marcha en junio de 2020, tras las pruebas informáticas y contables.
La sencillez y el conocimiento del entorno técnico son los principales criterios de selección
«El conocimiento de SAP y la proximidad ofrecida por un editor francés fueron verdaderos factores diferenciadores. Las referencias de clientes de DIMO Software apoyaron la elección final, al igual que las demostraciones claras y la facilidad de uso de la solución», explica el Director de Cuentas. Esto era importante, ya que representaba un cambio de funcionamiento y de herramienta. «Teníamos una conciliación automática en SAP para leer los extractos bancarios. Tuvimos que desactivar este proceso para pasar al nuevo, intentando no olvidar ninguno de los pasos implicados», explica el jefe de proyecto de contabilidad.
Menos trabajo, más eficacia
Según el responsable de cobros, «CashOnTime nos ha quitado mucho trabajo de encima. Con SAP, estábamos en torno al 30-35% de conciliaciones automáticas. Con CashOnTime, hemos llegado casi al 75%. Los progresos han sido graduales, a medida que hemos ido manipulando la solución y comprendiendo los hábitos de pago de nuestros clientes. Sin embargo, el crecimiento ha sido muy pronto espectacular en comparación con la situación anterior.
En términos de volumen, con la introducción automática de datos, el departamento procesa algo más de 20.000 movimientos al año (entre 1.500 y 2.000 mensuales de media). En los 6 primeros meses de 2020, la tasa alcanzó un máximo cercano al 42%. Con la rotulación automática, las cifras subieron al 64%, y luego al 73% tras algunos ajustes. Incluso se alcanzó un máximo del 88%.
Detalles del proyecto
Además del archivo de partidas abiertas del cliente, el departamento de contabilidad solicitó que se añadieran archivos con pedidos, ofertas, proformas, etc. Según el responsable de contabilidad «Esta información aparece a veces en el texto de los pagos de nuestros clientes. Esto nos permite encontrar la información más fácilmente, sin tener que pasar por nuestro ERP. Cada mañana, generamos estos ficheros, que CashOnTime es capaz de leer».
El ahorro de tiempo y la eficacia eran dos expectativas importantes. «Antes de implantar CashOnTime, dedicábamos una mañana entera a las cartas. Algunos días importantes necesitábamos dos horas más por la tarde. Ahora, sólo hay que realizar algunas búsquedas cuando los pagos no están carteados, para evitar que nuestro departamento tenga que hacer un seguimiento de los clientes. Todo el proceso dura ahora unas 2 horas. A media mañana, todo está anotado. Los expertos de DIMO Software nos han apoyado muy bien, y su capacidad de reacción fue muy apreciada al principio del proyecto. Conocen el negocio y los problemas que plantea.
La función «Grandes pagadores
«Algunos clientes internacionales formados por diferentes filiales tienen sus pagos realizados por una única entidad. Esta función nos permite vincular diferentes clientes de distintos países bajo la misma bandera, de modo que podemos distribuir los pagos más fácilmente. Tenemos una docena de clientes importantes configurados en la herramienta para los que podemos cargar anuncios. También supone un importante ahorro de tiempo en estas tipologías específicas», explica el Director de Cuentas por Cobrar.
La clave del éxito: satisfacer una necesidad concreta
La herramienta memoriza todos los tipos de pago de los clientes y genera un gran número de propuestas correctas. Se autoaprende sobre la marcha, lo que ayuda a aumentar la tasa de rotulación, ya que el departamento aspira a alcanzar el 80%. El departamento de contabilidad de la sede central ha optado por la automatización mediante un software específico, ya que tiene que gestionar un gran número de piezas de recambio y un enorme volumen de pagos. Aunque cada una de las filiales del grupo es independiente, el proyecto se concibió para que pudiera extenderse a otras entidades en caso de necesidad. Al final, los dos entrevistados consideraron que la herramienta era fácil de usar y que se había implantado sin problemas. Además, la directora del proyecto agradeció su participación en el primer club de usuarios remotos de CashOnTime, una gran oportunidad para compartir experiencias.
